Afin de progresser ensemble vers des appels d’offres toujours plus transparents, responsables et sincères, agences de communication et entreprises/annonceurs ont établi ensemble une Charte à laquelle chacun est invité à souscrire pour signifier publiquement son engagement dans cette démarche. Cette Charte, destinée à créer un cadre toujours plus vertueux pour les appels d’offres d’agences, prolonge les guides de bonnes pratiques élaborés par chacune des organisations professionnelles - AACC, ADC (en cours), ANAé, SYNTEC Conseil en Relations Publics, UDECAM - avec l’UDA.
Il s’agit d’un document unique et applicable à tous les appels d’offres (hors marchés publics et constitutions de pools), quels qu’en soient la taille, le métier, la méthode… Pour les signataires qui le souhaitent, l'adhésion à cette Charte pourra être partie intégrante d’une politique RSE d’entreprise.

Les signataires doivent assurer une information large de leurs collaborateurs sur leurs engagements. Elles sont incitées à nommer un responsable/correspondant interne du suivi de la Charte. En plus des guides de bonnes pratiques, des sessions de formation à la conduite des appels d’offres destinées à tous les collaborateurs des signataires présents ou à venir, sont proposées par les organisations professionnelles impliquées (AACC, ADC , LÉVÉNEMENT, le SCRP Syndicat du Conseil en Relations Publics, Union des marques).

La Charte est conçue comme une véritable démarche de progrès dans laquelle les entreprises choisissent de s’inscrire volontairement. Chaque entreprise signataire nomme en son sein un «référent Charte» chargé de la mise en œuvre de la Charte et de son suivi. Lors d’un appel d’offres, les collaborateurs agence-entreprise/annonceur responsables, partagent les critères d’application de la Charte retenus.
Le document joint présente chacun de ces critères. Son objectif est à la fois pédagogique et inspirant. Il indique les critères qui, dans le cadre de l’appel d’offres en cours, s’inscrivent dans chacun des engagements généraux. En fonction des caractéristiques de l’appel d’offres en cours ou des process internes, les critères retenus seront indiqués. Progressivement, l’entreprise s’appropriera ces critères et fera progresser la « cohérence » de ses appels d’offres/de ses réponses.

Les noms des entreprises signataires de la Charte sont accessibles sur le site internet dédié aux appels d’offres d’agences et géré par les organisations professionnelles impliquées. A la demande du signataire, la mise en ligne de son nom sur le site peut être reportée à la clôture de l’appel d’offres. Pour les appels d’offres qu’ils mènent, les signataires sont invités à consulter sur l’espace sécurisé du site dédié les critères qu’ils souhaitent adopter pour respecter l’engagement global qu’ils ont pris en adhérant à la Charte.
Ensemble, sur la base d’une enquête annuelle, les organisations professionnelles rendent compte de l’avancée de la Charte, avec par exemple :
- le nombre d’entreprises signataires
- le nombre de critères qui ont été retenus
- et tout autre indicateur permettant de suivre les démarches de progrès engagées.
Une présentation générale de ces analyses ainsi que des témoignages de signataires sont communiqués chaque année afin de rendre compte des progrès réalisés.
L’adhésion à la Charte se fonde sur une confiance réciproque et une volonté de progrès. Elle ne pourra être utilisée, pour dénoncer publiquement une des deux parties l’ayant signée. Les organisations professionnelles référentes apporteront à la demande des signataires toute l’aide nécessaire, et les orienteront, en cas de situation conflictuelle et si elles le souhaitent, vers la mise en œuvre d’une médiation amiable.